Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny moment dla każdej firmy. Wraz z nową osobą pojawiają się jednak obowiązki, których niedopełnienie może skutkować problemami podczas kontroli lub niepotrzebnymi kosztami.

Poniżej znajdziesz listę najważniejszych rzeczy, o których warto pamiętać jeszcze przed pierwszym dniem pracy pracownika.

1. Przygotuj umowę i informację o warunkach zatrudnienia
Sama rozmowa i ustalenie wynagrodzenia nie wystarczą.
Pracownik powinien otrzymać umowę oraz wymagane przepisami informacje dotyczące warunków zatrudnienia, m.in. zasad organizacji pracy, czasu pracy czy przysługujących przerw.

Dlaczego to ważne?
To jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy wynikających z Kodeksu pracy.

2. Skieruj pracownika na badania medycyny pracy
Przed rozpoczęciem pracy pracownik musi posiadać aktualne orzeczenie lekarza medycyny pracy.

Dlaczego to ważne?
Nie wolno dopuścić pracownika do pracy bez ważnych badań.

3. Zorganizuj szkolenie BHP
Każdy nowy pracownik powinien przejść szkolenie BHP odpowiednie do wykonywanej pracy.

Dlaczego to ważne?
Pracownik powinien znać zasady bezpiecznego wykonywania swoich obowiązków jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

4. Przygotuj dokumentację pracowniczą
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji związanej z zatrudnieniem.
Dlatego już na początku warto zadbać o komplet wymaganych dokumentów.

Dlaczego to ważne?
Braki w dokumentacji są jedną z najczęściej wykazywanych nieprawidłowości podczas kontroli.

5. Zgłoś pracownika do ZUS
Po zatrudnieniu pracownika należy zgłosić go do odpowiednich ubezpieczeń.

Dlaczego to ważne?
Zgłoszenie do ZUS jest obowiązkiem pracodawcy i musi zostać wykonane w ustawowym terminie.

6. Ustal zasady czasu pracy
Godziny pracy, system czasu pracy, przerwy oraz sposób potwierdzania obecności powinny być jasne od pierwszego dnia.

Dlaczego to ważne?
Prawidłowe rozliczanie czasu pracy pozwala uniknąć problemów związanych z nadgodzinami i nieobecnościami.

7. Pamiętaj o urlopach i innych nieobecnościach
Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem czy urlop okolicznościowy wymagają odpowiedniego rozliczenia.

Dlaczego to ważne?
Każda nieobecność wpływa na wynagrodzenie i dokumentację pracowniczą.

8. Wynagrodzenie to nie tylko kwota „na rękę”
W umowie określa się wynagrodzenie brutto, natomiast kwota wypłacana pracownikowi zależy od wielu czynników, m.in. podatku, składek ZUS czy złożonych oświadczeń.

Dlaczego to ważne?
Pracownik często pyta o wynagrodzenie netto, a jego wysokość nie zawsze jest taka sama u wszystkich osób.

9. Informuj kadry o każdej ważnej zmianie
Zmiana wynagrodzenia, stanowiska, nazwiska, numeru konta czy planowane zakończenie współpracy powinny być zgłaszane odpowiednio wcześniej.

Dlaczego to ważne?
Im później kadry otrzymają informację, tym większe ryzyko błędów lub konieczności składania korekt.

10. Pamiętaj, że obowiązki nie kończą się przy rozwiązaniu umowy
Zakończenie zatrudnienia również wymaga przygotowania odpowiednich dokumentów i rozliczeń.

Dlaczego to ważne?
Pracodawca ma obowiązki zarówno przy zatrudnieniu pracownika, jak i przy zakończeniu współpracy.

11. Sprawdź, czy dotyczy Cię PPK
Po spełnieniu warunków wynikających z przepisów pracodawca może być zobowiązany do objęcia pracownika Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK).

Dlaczego to ważne?
Niedopełnienie obowiązków związanych z PPK może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy. Warto sprawdzić ten obowiązek odpowiednio wcześniej, a nie dopiero wtedy, gdy upłyną terminy ustawowe.

12. Nie ignoruj pism od komornika
Może się zdarzyć, że komornik skieruje do pracodawcy zajęcie wynagrodzenia pracownika.

Dlaczego to ważne?
Od momentu otrzymania takiego pisma pracodawca ma określone obowiązki. Brak odpowiedzi lub nieprawidłowe dokonywanie potrąceń może powodować problemy również po stronie pracodawcy.

13. Badania okresowe są równie ważne jak badania wstępne
Obowiązki pracodawcy nie kończą się po zatrudnieniu pracownika.

Dlaczego to ważne?
Pracownik powinien posiadać aktualne badania przez cały okres zatrudnienia. Dotyczy to również badań kontrolnych po dłuższej nieobecności związanej z chorobą.

14. Sprawdzaj limity zatrudnienia
Niektóre obowiązki pracodawcy zależą od liczby zatrudnionych osób.
Po przekroczeniu określonych limitów mogą pojawić się dodatkowe obowiązki, np. związane z PFRON, regulaminem pracy, regulaminem wynagradzania, ZFŚS czy dodatkowymi dokumentami do ZUS.

Dlaczego to ważne?
Firma, która zatrudnia więcej osób, nie zawsze może działać na takich samych zasadach jak przy pierwszym pracowniku. Warto kontrolować limity, zanim obowiązek pojawi się „po fakcie”.